Учет времени: n-мерная матрица

Учет времени: n-мерная матрица

Учет времени: n-мерная матрица
Учет времени: n-мерная матрица

Думаю, не ошибусь, если скажу, что любого, кто прочитал книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь» о А.А. Любищеве и разработанной им системе учета времени, эта книга как минимум удивила. Но еще с большей уверенностью можно сказать, что каждого, кто попытался учитывать свое время хотя бы на протяжении недели, полученные результаты потрясли.

Потрясли, потому что учет обязательно выявит абсолютно бездарную трату времени. Вроде бы здравые попытки построения планов часто выливаются в мечтательство и неспособность отслеживать сам процесс движения к цели. Вот тогда и появляется мысль: либо вообще плюнуть и забросить все это планирование, либо попытаться подойти к делу хоть мало-мальски систематически.

Система Любищева — это, несомненно, совершенно отдельный случай. Лично мне не известен ни один человек, который смог бы повторить любищевский подход к учету и планированию времени. Очевидно, чтобы следовать его системе, надо иметь некоторую предрасположенность психики к такой кропотливой работе. Но без учета вообще-то никакого тайм-менеджмента нет. Кстати, книга «Эта странная жизнь» появилась задолго до всеобщего увлечения тайм-менеджментом. Но ближе к теме настоящей заметки.

Учитывать время действительно трудно. Еще сложнее анализировать учет и делать выводы, корректировать планы. Периодически, на протяжении многих лет, я пытался фиксировать свою деятельность, выдумывал для этого разнообразные бланки и пришел, как мне кажется, к довольно простой и логичной форме n-мерной матрицы.

Для начала несколько принципов:

  1. в постоянном ежедневном многолетнем учете, как мне кажется, особого смысла нет (но если у кого-то это получается и идет на пользу, прекрасно),
  2. желательно периодически 2-3-4 раза в год учитывать время на протяжении хотя бы недели,
  3. очень полезно вести учет в период напряженной работы — проект, сезонный аврал, сессия и т.п.,
  4. полезно провести такую недельную акцию и во время затишья, когда вроде бы что-то делать надо, но на что уходит время не понятно, и желательно бы сконцентрироваться — мобилизует,
  5. учет сам по себе уже не мало, но очень важен последующий анализ учтенного,
  6. обязательно учитывать то, что необходимо проанализировать, то, что неважно, можно и не учитывать (иногда, с профилактической целью, надо фиксировать все до мелочей, но постоянной необходимости в этом нет).

Итак, мой бланк, к которому я пришел, элементарен — это лист бумаги в клеточку формата А4, большая тетрадь или блокнот на пружине (последнее предпочтительней).

 Учет времени: n-мерная матрица

На листе рисуется что-то вроде системы координат: горизонтальная полоса вверху — временная ось, вертикальная — деятельность, события, происшествия и пр.

В области под датой просто в столбик вписываем все события дня, при этом справа точками фиксируется время, когда эти события происходили. Одна точка равна 15 минутам. В клеточку спокойно умещается 4 точки, т.е. 1 час. Каждый последующий час начинается с угла очередной клетки.

 Учет времени: n-мерная матрица

Как мы видим, на бланке под списком событий добавлены области: «Люди», «Проекты», «Роли». Это, так сказать, еще 3 измерения в добавок ко времени и событиям.

Но для начала я советую несколько дней заполнять простой бланк (без этих дополнительных областей). Слева одной строчкой в свободной формулировке записывать события и справа отмечать точками время. Но при этом чуть-чуть обобщать. Не писать «завтрак», «обед», «ужин» в трех разных строчках, а вписать в одной «еда» и отмечать время точками напротив этой записи под временной шкалой. Или «верстка буклета» будет вами отмечена В ОДНОЙ СТРОКЕ несколько раз на протяжении дня, когда вы будете к этой верстке возвращаться (с перерывом на обед, разговоры по телефону, необязательные паузы с сидением в интернете или прогулки).

В дальнейшем, добавляем опции: «Люди», «Проекты», «Роли». Теперь мы записываем событие и справа отмечаем его уже несколькими точками. Например, «полчаса обсуждал по телефону с Васей установку рекламной конструкции»: деятельность «звонил по телефону», двумя точками отмечаем 14:30 и 14:45, в раздел «Люди» вписываем Василия и напротив ставим две точки (ровно под верхними), в «Проекты» вписываем «призматрон на Пушкинской», так же напротив две точки, в «Ролях» отмечаем точками роль, например, «менеджер».

Но дополнительные опции — а они-то как раз и добавляют многомерность в данную систему учета — на то и опции, что они не обязательны. Как минимум, нужны «Проекты» (наши действия должны быть целенаправленны, взаимозависимы и объединены в проекты), остальное по вкусу, так же можно добавить свое.

Раздел «Люди» необходим не для каждой деятельности, но если ваша работа предполагает многочисленные контакты, то этот пункт будет полезен. Таким образом, можно выявить с кем вы общаетесь, созваниваетесь, как долго висите на телефоне и насколько это вообще полезно для реализации ваших проектов или хотя бы для развлечения и отдыха. Этот же раздел будет полезен и в том случае, если вы ведете социопатический образ жизни. В таком случае, вписываете людей, с которыми вам хотелось бы созвониться, пообщаться по интернету или погулять.

Сегмент «Роли» будет полезен тем, кто пытается следовать системе Стивена Кови (см. книгу «Семь навыков высокоэффективных людей»). В двух словах, Кови предлагает определить несколько ролей, которые вы исполняете (и хотели бы исполнять) — «муж/отец», «менеджер», «администратор», «художник» и пр. — а в дальнейшем планировать и учитывать свою деятельность по ролям, с тем, чтобы уделять внимание равномерно всем сторонам своей жизни. Но как раз этот раздел желателен, но далеко не обязателен, возможно, именно здесь появятся поначалу какие-либо затруднения, а тормоза нам ни к чему.

Можно добавлять собственные измерения, которые необходимы к учету именно вам. Например, «Место» — компьютер, планшет/смартфон, офис, кафе, дом, автомобиль, самолет, метро — если это надо учитывать, то такая матрица позволяет это учитывать.

Как понятно из вышеописанного, проекты и роли должны быть определены заранее, а соответствующие разделы «Проекты» и «Роли» уже заполнены.

Так же в списке событий можно заранее вписывать небольшой To-Do лист с планом мероприятий на день. Пункты To-Do листа уже являются событиями, надо только отмечать когда они вами совершались. Например, одним из пунктов To-Do листа запланировано «сфотать изделия для каталога», собственно, нет никакого смысла дублировать это задание, можно напротив него отмечать, когда вы этим занимались (соответственно, ниже с кем вы это делали, к какому проекту эта деятельность относится и свою роль).

 Учет времени: n-мерная матрица

Блокнот всегда должен быть под рукой, гораздо проще проставить несколько точек сразу, чем возвращаться к заполнению бланка даже спустя пару часов. Если же работа предполагает постоянные разъезды, то не обязательно возить с собой большой блокнот, можно вырвать отдельный листик и заполнять его по ходу дела, а вечером просто вставить в папку, подцепить на кольца.

Итак, к концу дня мы получаем лист испещренный точками. Просто взглянув на общий узор точек, мы можем определить, какому проекту мы уделили сегодня достойное внимание, а какой продинамили. И, конечно же, правая половина листа готова для ваших подсчетов, пометок, отметок и анализа.

 Учет времени: n-мерная матрица

Enjoy -)

Отметить: Учет времени: n-мерная матрица

Материалы по теме:

Задачка: физики и математики Трое математиков и трое физиков собираются ехать на поезде в другой город на конференцию.
Хак мозга: Брюс Мау. Неполный манифест творческого роста An incomplete Manifesto for Growth. Bruce Mau. Life style. London, «Phaidon» 2000, p.88—91
Фабула и сюжет — как это сделать Что такое фабула и сюжет? Попробуем разобраться. Иногда создается впечатление, что люди, произносящие эти умные слова — фабула, сюжет — друг друга не слушают, а под этими понятиями подразумевают совершенно разные вещи.
Комментировать: Учет времени: n-мерная матрица